Kinek szól a havidíjas modell?
Ha az ügyfeleidnek rendszeres szolgáltatást adsz fix vagy változó havidíjért, ismerős lehet a helyzet: minden hónap elején ugyanazt a számlát „újraépíted” Wordben vagy a számlázóban. Közben a munka maga is ismétlődik – takarítás, rendszerkarbantartás, havi support órák, liftfelügyelet.
Ilyen cégeknél nem egyszeri ajánlat–projekt–számla a fő logika, hanem folyamatos teljesítés hosszú távon.
Példák a gyakorlatból
- Takarító cég: 15 irodával szerződés, havi fix díj helyszínenként – minden hónapban ugyanaz a tétel, más az ügyfél és az összeg.
- IT support: havi support csomag, esetleg plusz óradíjas túlhasználat – a fix rész előre ütemezve, a változó külön tételként.
- Karbantartó: éves szerződés, havi elszámolás – lift, klíma, kert: a projekt „nyitva marad”, a számlázás rendszeres.
Mindegyiknél közös: nem záródik le a projekt számlázás után, hanem folytatódik.
Folyamatos projekt a CégemOne-ban
A folyamatos projekt típus kifejezetten a havidíjas, ismétlődő üzletre készült. Egy ügyfélhez tartozó hosszú távú szerződés egy projektként él, alatta a havi teljesítés és számlázás rendezhető – nem kell minden hónapban új projektet nyitni.
Így az ügyfél története, a feladatok és a számlák egy helyen maradnak, nem szétszórva 12 „januári”, „februári” mini-projektben.
Ütemezett számlázási tételek előre
A kulcs: egyszer beállítod a havi számlázási tételeket (szolgáltatás neve, összeg, ÁFA), és a rendszer emlékeztet vagy előkészíti a számlát. Nem kell minden hónap elsején végigmenni az ügyféllistán és kézzel begépelni ugyanazt.
Ha van változó rész (pl. plusz órák), azt a havi tételhez hozzáadod – a fix alap megmarad.
Havonta egy kattintás számlázás
Amikor jön a számlázási nap, a előkészített tételekből egy kattintással (vagy pár kattintással, ha több ügyfél) elkészülnek a számlák. Kevesebb adminisztráció, kevesebb elgépelés, kevesebb „elfelejtett hónap”.
Részletes útmutató: Havidíjas folyamatos projekt a súgóban.
Mi köti össze a többit?
A havidíjas modell jól működik együtt a CégemOne többi részével:
- Excel helyett CRM – ha még táblázatban vezeted az ügyfeleket és a havi díjakat,
- feladatkezelő – az ismétlődő havi teendők (pl. karbantartási látogatás) emlékeztetővel,
- projektnyilvántartó – ha több párhuzamos folyamatos szerződésed van és átlátni szeretnéd.
Időmegtakarítás
Egy IT support cégnél korábban hónap elején 2–3 óra ment el a számlák összerakására 40 ügyfélnél. Ütemezett tételekkel ez 20–30 percre csökkent – ugyanaz az eredmény, kevesebb stressz.
Friss funkciók az alapcsomagban
Az alapcsomagban már ott van az ajánlatkérések kezelése, a levelek figyelése (szól, ha válaszra vársz vagy régóta áll egy piszkozat), a központi dokumentumtár, a vezetői riportok előrejelzéssel, és a feladat-automatizmusok. Opcionálisan bekapcsolható a Pénzügyi tervező havi tervvel és MNB árfolyamokkal (+ 1 990 Ft/hó / cég).