Adatkezelési tájékoztató

Utolsó frissítés: 2026-09-16

1) Adatkezelő / Szolgáltató adatai

2) A szerepek röviden (Előfizető vs. CégemOne)

A CégemOne tipikusan üzleti felhasználásra szolgál (ügyfelek, projektek, számlák kezelése). Ebben a helyzetben:

• az Előfizető jellemzően adatkezelő (ő dönti el, milyen adatot és mire kezel),
• a CégemOne/Szolgáltató jellemzően adatfeldolgozó (a rendszert biztosítja és üzemelteti).

A pontos szerepek mindig az Előfizető tényleges használatától függnek. Az adatfeldolgozói viszony részletes, GDPR 28. cikk szerinti szabályait az ÁSZF melléklete, az Adatfeldolgozási megállapodás tartalmazza.

3) Milyen adatokat kezel a rendszer?

3.1 Fiók- és azonosító adatok

• név, e-mail cím, felhasználói azonosítók
• jelszó (hash-elve / nem visszafejthető módon) vagy külső azonosításhoz kapcsolódó technikai adatok
• jogosultságok, szerepkörök

3.2 Üzleti adatok (az Előfizető tartalma)

• ügyfelek, kontaktok, projektek, feladatok, jegyzetek, dokumentumok
• ajánlatok / számlák adatai és kapcsolódó metaadatok (a választott integráció függvényében)
• feltöltött fájlok (mellékletek, képek, PDF-ek stb.)

3.3 Technikai naplóadatok

• bejelentkezési és biztonsági események (pl. sikertelen belépések)
• rendszer működéséhez szükséges logok (hibák, teljesítmény)
• alapvető eszköz-/böngésző információk és IP cím (biztonság, visszaélés megelőzés)

4) Adatkezelési célok és jogalapok

• Szerződés teljesítése: a Szolgáltatás nyújtása, fiókok kezelése, funkciók biztosítása.
• Jogos érdek: IT-biztonság, visszaélések megelőzése, hibajavítás, szolgáltatás-minőség.
• Jogi kötelezettség: számlázással, számvitellel kapcsolatos kötelezettségek (a Szolgáltató saját számlázása tekintetében).
• Hozzájárulás (ha releváns): pl. bizonyos integrációk engedélyezése, marketing célú megkeresések.

5) E-mail küldés a rendszerből

5.1 Rendszer e-mailek

A CégemOne küldhet automatikus rendszer e-maileket (pl. regisztráció, jelszó-visszaállítás, értesítések, emlékeztetők).

5.2 Ügyfél saját e-mail fiókja (összekapcsolás)

A Szolgáltatás lehetőséget adhat arra, hogy az Előfizető a saját e-mail fiókját (pl. Google / Gmail, Google Workspace, Microsoft 365 / Outlook) összekösse, és onnan küldjön e-maileket az alkalmazásból, illetve szinkronizálja a leveleket. Ilyenkor a rendszer technikai hozzáféréseket (pl. OAuth token) tárolhat kizárólag a küldés technikai biztosításához.

5.3 Számlázó szolgáltatók e-mail küldése

Amennyiben az Előfizető a számlázó integrációban beállítja, hogy a számlát e-mailben küldje ki, a kézbesítés a számlázó szolgáltató rendszerén keresztül történik (az Előfizető számlázó fiókjának beállításai szerint).

6) AI funkciók és adatkezelés

AI funkciók használatakor a Felhasználó által megadott szöveg/kontextus feldolgozásra kerülhet a funkció működtetéséhez. A rendszer célja ilyenkor tipikusan az adminisztratív mezők előkészítése és javaslatok adása.

Az AI-funkciókat az OpenAI (OpenAI Ireland Ltd. / OpenAI, L.L.C., USA) szolgáltatása működteti API-n keresztül: a megadott szöveg (pl. ajánlatkérés leírása, e-mail tartalma, weboldal-generálás bemenete) az OpenAI szervereire kerül feldolgozásra, amelyek részben az Egyesült Államokban működnek. Az OpenAI API-n keresztül kapott adatokat nem használja modelltanításra, és azokat visszaélés-figyelés céljából legfeljebb korlátozott ideig őrzi, majd törli. Az AI-funkciók használata nem kötelező: aki nem kívánja, hogy adat kerüljön az OpenAI-hoz, egyszerűen nem használja ezeket a funkciókat.

Javaslat: az Előfizető csak olyan adatot adjon meg AI feldolgozásra, amelyet üzletileg indokolt és jogszerű kezelni.

7) Adattovábbítások, adatfeldolgozók (alvállalkozók)

A Szolgáltató a Szolgáltatás nyújtásához az alábbi adatfeldolgozókat (al-adatfeldolgozókat) veszi igénybe. A lista változásáról az Előfizetőket előre tájékoztatjuk; a részletes szabályokat (tiltakozási jog, garanciák) az Adatfeldolgozási megállapodás 5) pontja tartalmazza.

Nem adatfeldolgozóink, hanem az Előfizető saját fiókja és szerződése alapján kapcsolódó szolgáltatók: Számlázz.hu, Billingo (számlázás), valamint Google (Gmail / Workspace) és Microsoft (Outlook / Microsoft 365) az Előfizető összekapcsolt postafiókjához.

8) Nemzetközi adattovábbítás

Az adatok elsődleges tárolása az Európai Unióban történik (Hetzner, Németország / Finnország). Az OpenAI (AI-funkciók), a tartalék e-mail kézbesítés (Google) és a Cloudflare (saját domainű publikus weboldal) esetében az adatok az Egyesült Államokban is feldolgozásra kerülhetnek. Ezekre az Európai Bizottság EU–USA adatvédelmi keretre (Data Privacy Framework) vonatkozó megfelelőségi határozata, illetve az adott szolgáltatóval kötött általános szerződési feltételek (SCC) nyújtanak garanciát.

9) Megőrzési idők

• Előfizető tartalma (ügyfelek, projektek, számlák, dokumentumok stb.): a szerződés fennállása alatt; a megszűnést követő 30 napon belül véglegesen töröljük (a törlésig exportálható). Az Előfizető írásbeli kérésére a környezet törlés helyett felfüggesztve, legfeljebb 12 hónapig megőrizhető (ÁSZF 11) pont).
• Biztonsági mentések: a törlést követően legfeljebb további 7 napig, ezután automatikusan felülíródnak.
• Fiókadatok (név, e-mail, jogosultság): a fiók törléséig, illetve a szerződés megszűnésekor a tartalommal együtt.
• Összekapcsolt e-mail fiók hozzáférése (OAuth token): a leválasztásig; leválasztáskor azonnal törlődik.
• Technikai naplók (belépés, hiba, biztonsági esemény): legfeljebb 90 nap.
• Adatexport ZIP: a letöltési link 24 óráig él, a fájl ezután törlődik.
• ÁSZF/DPA elfogadás naplója (ki, mikor, melyik verziót fogadta el): a szerződés megszűnését követő 5 évig, jogi igények érvényesítése céljából.
• Szolgáltató saját számlázása: a számviteli törvény szerinti 8 évig.

10) Az érintettek jogai

Az érintetteket megillethetik többek között az alábbi jogok:

• tájékoztatáshoz való jog
• hozzáférés, helyesbítés, törlés
• adatkezelés korlátozása
• adathordozhatóság (bizonyos esetekben)
• tiltakozás (jogos érdeken alapuló adatkezelésnél)

A kérelmeket a info@cegemone.hu címen lehet jelezni. Ha az Előfizető az adatkezelő (tipikus B2B használat), akkor az érintetti kérelmeket az Előfizető kezeli; a Szolgáltató adatfeldolgozóként közreműködik a szükséges mértékben.

11) Biztonság

A Szolgáltató törekszik a megfelelő biztonsági intézkedések alkalmazására, különösen:

• hozzáférés-védelem és jogosultságkezelés
• titkosított kommunikáció (HTTPS)
• jelszavak biztonságos kezelése
• naplózás és visszaélés-megelőzés
• rendszeres frissítések, hibajavítások

12) Sütik (cookie-k) és analitika

A weboldal és/vagy a Szolgáltatás használhat technikailag szükséges cookie-kat (pl. munkamenet-kezelés). Amennyiben analitikai vagy marketing célú cookie kerül alkalmazásra, arról külön tájékoztatás és – ahol szükséges – hozzájárulás kérhető.

13) Sütik és marketing célú adatkezelés

A cegemone.hu weboldal a Meta (Facebook) hirdetési szolgáltatását, az ún. Meta Pixelt használja. Ez a technológia sütiket helyez el a böngésződben, és információt gyűjt a weboldalon tett látogatásodról (pl. megtekintett oldalak, az űrlap kitöltése), hogy segítsen nekünk mérni a hirdetéseink hatékonyságát, és relevánsabb hirdetéseket megjeleníteni számodra a Facebookon és Instagramon.

Ha kitöltöd a kapcsolatfelvételi űrlapot, az abban megadott adatokat (név, e-mail cím, telefonszám) titkosított (hash-elt) formában továbbítjuk a Meta felé, hogy pontosabban tudjuk mérni hirdetéseink eredményességét.

A weboldal első látogatásakor egy sávban kérjük a hozzájárulásodat a sütik használatához. Elutasítás esetén a Meta Pixel nem aktiválódik, és nem történik adattovábbítás a Meta felé.

A Meta adatkezeléséről bővebben a Meta adatvédelmi szabályzatában olvashatsz. A hirdetési beállításaidat és a rólad gyűjtött adatok felhasználását a Facebook/Instagram fiókodban, a Hirdetési beállítások menüpontban tudod kezelni és korlátozni.

14) Kapcsolat, panasz

Kapcsolat: info@cegemone.hu
Felügyeleti hatóság (Magyarország): Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH).

Ez a tájékoztató a CégemOne Szolgáltatásra vonatkozik. A dokumentum időről időre frissülhet, a mindenkori hatályos verzió a weboldalon érhető el.