Miért másolni, ha „úgyis gyors” az ajánlat?
Sok szolgáltatónál az ajánlatok 70–80%-a hasonló: ugyanazok a tételsorok, ugyanaz a munkafolyamat, csak az ügyfél és az ár változik. Mégis minden alkalommal újra felépítik Wordben vagy Excelben. Ez nem csak idő, hanem hibaforrás is: elmarad egy tétel, rossz egységár kerül be, vagy a feladatlista nem egyezik az ajánlattal.
A másolás és sablonok célja egyszerű: a jól bevált struktúrát megtartod, az egyedit módosítod.
Másolás ajánlatkérésből vagy projektből
Ha már volt hasonló ügy, nem kell a semmiből indulni. Kiválasztasz egy korábbi ajánlatkérést vagy projektet, és „másolás” gombbal létrejön az új alap. A rendszer átveszi:
- az ajánlat tételeit (szolgáltatások, anyagok, mennyiségek),
- a kapcsolódó feladatokat,
- a tipikus munkafolyamat lépéseit.
Utána csak az ügyfél adatait, az árakat és az esetleges egyedi kéréseket igazítod. Egy ismétlődő karbantartási ajánlatnál ez percek alatt kész lehet, nem fél óra.
Mentett sablonok: a bevált ajánlat egy kattintásra
Ha van olyan ajánlat-struktúra, amit gyakran használsz (pl. „havi IT support”, „éves karbantartás”, „standard felújítási csomag”), elmentheted sablonként. Legközelebb nem kell keresni, melyik volt a „jó” ajánlat – a sablonból indulsz.
A sablonok különösen hasznosak, ha a csapat több emberből áll: mindenki ugyanabból a jól beállított alapból dolgozik, nem mindenki a saját Word-fájljából.
Feladatok és tételek átvitele
Az ajánlat nem csak árlista – gyakran mögötte van egy feladatlista is (felmérés, anyagbeszerzés, kivitelezés, átadás). Másoláskor ezek is átkerülnek, így ha az ajánlat elfogadásra kerül és projekt lesz belőle, a teendők már ott vannak, nem kell kézzel újra felvinni.
Ez összeköti az ajánlatkészítést a feladatkezeléssel: kevesebb szakadás az „elküldött PDF” és a „mit kell csinálni” között.
Gyakorlati tippek
- Az első jól sikerült ajánlatot mentsd sablonnak – onnantól minden hasonló gyorsabb.
- Projektből másolj, ha a munka már lefutott egyszer és ugyanazt kell újra eladni.
- Ellenőrizd a másolás után az árakat és a határidőket – a struktúra kész, a részletek ügyfélre szabottak.
Részletes lépések a sablon és másolás súgóban.
Friss funkciók az alapcsomagban
Az alapcsomagban már ott van az ajánlatkérések kezelése, a levelek figyelése (szól, ha válaszra vársz vagy régóta áll egy piszkozat), a központi dokumentumtár, a vezetői riportok előrejelzéssel, és a feladat-automatizmusok. Opcionálisan bekapcsolható a Pénzügyi tervező havi tervvel és MNB árfolyamokkal (+ 1 990 Ft/hó / cég).