Egy 1–10 fős cégnek másra van szüksége, mint egy több száz fős értékesítési csapatnak. Ez a crm összehasonlítás kifejezetten kisvállalkozói szemmel nézi végig a MiniCRM, a QlickCRM és a CégemOne rendszereket: ár, egyszerűség, funkciók, mobil használat és bevezetés szempontjából.

Nem funkciólistákat sorolunk, hanem azt nézzük, hogy egy építőipari cég, egy szaki vállalkozás vagy egy szabadúszó szolgáltató mit fog ebből a mindennapokban érezni: kevesebb káosz, kevesebb elveszett információ, kevesebb pénzveszteség és időpazarlás, vagy csak egy újabb bonyolult rendszer.

Mit vár reálisan egy kisvállalkozás egy CRM rendszertől?

3–8 fős csapatnál a CRM nem „digitális transzformációs projekt”, hanem egy munkaeszköz. Vagy segít, vagy útban van. A legtöbb kis cégnek ezek számítanak:

  • ne legyen drága, kiszámítható legyen a havi költség
  • ne kelljen heteket tanulni, hogy használni tudjátok
  • fusson telefonról is, mert terepen, autóban, ügyfélnél vagytok
  • ne vesszenek el ajánlatok, határidők, ügyféladatok
  • ne kelljen öt külön rendszerben keresgélni mindent

Erre nézzük meg, a MiniCRM, a QlickCRM és a CégemOne mit ad, és hol kezd el a dolog túl bonyolulttá vagy túl drágává válni egy kis cégnek.

MiniCRM röviden: erős, rugalmas rendszer, ha van rá kapacitás

A MiniCRM az egyik legismertebb magyar CRM. Sok modul, sok beállítás, marketing automatizmusok, értékesítési tölcsérek, riportok. Olyan cégeknek lehet jó, ahol már van dedikált értékesítési vezető, marketinges, és van idő rendszert építeni.

MiniCRM kisvállalkozói szemmel

Előny, hogy magyar nyelvű és funkcióban erős. Ugyanakkor a rendszer mélysége miatt a bevezetés időigényesebb. Egy 4 fős kivitelező cégnél, ahol mindenki terepen van, ritkán fér bele, hogy heteken át folyamatokat rajzoljatok és mezőket állítgassatok.

Árazásban a MiniCRM jellemzően felhasználószám és modulok alapján épül fel. Ez nagyobb csapatnál rugalmas, de kis cégnél könnyen oda vezet, hogy olyan funkciókért is fizettek, amiket végül nem használtok ki. Nem rossz rendszer, csak nem feltétlenül a legegyszerűbb belépő egy 2–3 fős vállalkozásnak.

MiniCRM árak és csomaglogika kis cégeknek

A MiniCRM-nél jelenleg nem olyan egyszerű, nyílt csomagár-lista látszik, mint néhány másik magyar CRM-nél, inkább ajánlatkéréses logika érződik. Ez nem feltétlenül jelent rossz árazást, de kisvállalkozóként nehezebb gyorsan összevetni, hogy pontosan mennyi lesz a havi költség, különösen akkor, ha több felhasználóval, bevezetési segítséggel vagy speciális folyamatokkal számoltok.

Kisvállalkozói szempontból ez azt jelenti, hogy:

  • már néhány felhasználónál is érezhető havi költség jöhet össze
  • az erősebb marketinges, automatizálási funkciók jellemzően magasabb csomagokhoz vagy külön termékekhez kötődhetnek
  • ha csak az alap CRM funkciókat használjátok, könnyen előfordulhat, hogy a rendszer tudásának egy részét nem használjátok ki

Ez nem feltétlenül baj, ha tudatosan egy komplexebb rendszert kerestek, és hosszabb távon ki is használjátok. De ha a cél „csak” annyi, hogy rend legyen az ügyfelek, ajánlatok, projektek körül, akkor a MiniCRM struktúrája könnyen túlzásnak érződhet egy 1–10 fős cégnek.

QlickCRM: fókuszált értékesítési CRM, ha a sales a fő csatorna

A QlickCRM inkább klasszikus értékesítési CRM: ügyféladatbázis, értékesítési cső, feladatok, emlékeztetők. Olyan cégeknek lehet jó, ahol sok ajánlat megy ki, sok a bejövő lead, és a fő cél a sales folyamat követése.

QlickCRM kis cégeknek: mikor működik jól?

B2B szolgáltatóknál, ahol sok ajánlatot küldtök, és van legalább egy ember, aki napi szinten a CRM-ben él, a QlickCRM jól kézben tarthatja a folyamatot. A felület célzottan értékesítésre van kitalálva, ami átlátható tud lenni.

Ha viszont a cégben az adminisztráció, a projektek, a dokumentumok, a számlák és a napi ügyintézés is egy helyen kellene, hogy legyen, akkor egy tisztán sales fókuszú CRM mellé gyakran még más rendszerek is kellenek. Ez plusz költség, plusz bonyolultság, és nő az esélye az elveszett információnak.

QlickCRM árak: mit jelent ez a gyakorlatban?

A publikus árlista alapján a QlickCRM Start csomagja 2 900 Ft / hó / felhasználó, a Medium 6 900 Ft / hó / felhasználó, a Pro pedig 11 900 Ft / hó / felhasználó. Első ránézésre a belépő csomagok kedvezőnek tűnhetnek, de kisvállalkozóként nem csak az induló árat érdemes nézni, hanem azt is, hogy ténylegesen mire elég az adott csomag a mindennapi használatban.

A Start csomag 1 GB tárhelyet, a Medium 5 GB tárhelyet ad, míg a Pro már korlátlan tárhellyel érhető el. Ha ajánlatokat, szerződéseket, fotókat vagy egyéb dokumentumokat is a rendszerben szeretnétek kezelni, akkor az 1–5 GB tárhely gyorsan szűk keresztmetszetté válhat.

Az is fontos különbség, hogy a QlickCRM árazása felhasználónként értendő. Ez azt jelenti, hogy egy 2–5 fős csapatnál a havi költség minden új kollégával arányosan nő, vagyis a teljes összeg gyorsabban emelkedhet, mint amit a belépő ár alapján elsőre gondolnál.

A publikus csomagösszehasonlításból az is látszik, hogy például a számlázás csak a Pro csomagban érhető el, a korlátlan tárhely szintén ott jelenik meg, és több fejlettebb funkció is a magasabb csomaghoz kötődik. Emiatt kisvállalkozói szemmel nem csak az a kérdés, mennyi a belépő ár, hanem az is, hogy a ténylegesen használható működéshez végül melyik csomagszintre kell fellépni.

Így összességében nem feltétlenül maga a QlickCRM lesz drága, hanem az, hogy a valóban kényelmes használathoz a magasabb csomagszint és a növekvő felhasználószám együtt már érezhető havi költséget jelenthet.

CégemOne: mindennapi kisvállalkozói működés egy rendszerben

A CégemOne egy egyszerű, magyar nyelvű, mindenes vállalkozásirányítási rendszer, kifejezetten magyar kis cégeknek. Nem csak CRM, hanem ügyfélkezelés, projektek, dokumentumok, feladatok, jegyzetek, fájlok, mind egy helyen. A cél az, hogy a napi működés ne essen szét Excel táblák, e-mailek és jegyzetfüzetek között.

CégemOne árlogika: átlátható, kiszámítható

A CégemOne-nál a hangsúly azon van, hogy a kisvállalkozásoknak fontos funkciók ne legyenek egy mesterségesen drága csomag mögé elzárva. A csomagok úgy vannak kialakítva, hogy a lényeges dolgok – ügyfélkezelés, projektek, dokumentumok, feladatok – már alapból elérhetők legyenek.

Az alap előfizetés 9 990 Ft / hó / cég, és már 2 felhasználót tartalmaz. Ez kisvállalkozói szemmel azért fontos, mert nem rögtön felhasználónként indul a számlálás, így a belépési költség és a teljes havi kiadás is könnyebben tervezhető.

A felhasználóbővítés is átlátható: +1 felhasználó 1 990 Ft / hó, +5 felhasználó csomag 6 990 Ft / hó. Ez azt jelenti, hogy ha a csapat nő, a bővítés továbbra is kiszámítható marad, és nem minden új kollégával ugrik meg ugyanolyan meredeken a havi költség.

Ár-érték arány és tárhely: mit kapsz a pénzedért a CégemOne-ban?

A CégemOne egyik legfontosabb különbsége, hogy a csomagok nem úgy vannak felépítve, hogy a hasznos funkciók egy drágább szint mögé legyenek elzárva. A kisvállalkozásoknak fontos alapfunkciók elérhetők maradnak, nem kell „enterprise” csomagra váltani csak azért, hogy egy kulcsfunkciót használhass.

Az alapcsomag 40 GB tárhelyet tartalmaz cégenként. Ha ajánlatokat, szerződéseket, fotókat, tervrajzokat, jegyzőkönyveket tároltok, ez már önmagában is sokkal kényelmesebb kiindulópont, mint a nagyon alacsony induló tárhelyű csomagok. Ha még több kell, a bővítés is egyértelmű: +50 GB 1 990 Ft / hó, +200 GB 5 990 Ft / hó.

A CégemOne-ban ráadásul az alapcsomagban is benne van az ügyfélnyilvántartás, projektmenedzsment, értékesítések kezelése, kontaktkezelés, árajánlat készítés PDF generálással és e-mail küldéssel, feladatkezelés, eseménynaptár, ellenőrzőlisták, számlázás és Számlázz.hu integráció, AI alapú gyors adminisztráció, automatizációk, riportok és tömeges e-mail küldés. Ez kisvállalkozói szinten nagyon erős ár–érték arányt ad.

Egyszerűség és bevezetés: mennyi idő, mire használni kezditek?

Kis cégnél a legnagyobb kockázat, hogy a rendszer bevezetése félbemarad. Elkezditek, de túl bonyolult, nincs rá idő, és marad a káosz. A CégemOne felülete úgy lett kialakítva, hogy egy átlagos vállalkozó néhány óra alatt el tudjon kezdeni benne dolgozni, külön tanfolyam nélkül.

A bevezetés tipikusan így néz ki: felviszitek az ügyfeleket, létrehoztok néhány alap folyamatot (ajánlatkérés, megrendelés, projekt), beállítjátok a jogosultságokat, és onnantól a csapat a napi munka közben tanulja meg a rendszert. Nem kell előre mindent tökéletesre tervezni, lehet fokozatosan finomítani.

Mobil használat: terepen, autóban, ügyfélnél

Építőiparban, szolgáltatásoknál, szabadúszóknál a munka nagy része nem az irodában történik. Ilyenkor az számít, hogy telefonról mennyire használható a rendszer, nem az, hogy hányféle grafikon van a dashboardon.

  • A MiniCRM és a QlickCRM is kínál mobilra optimalizált felületet, de a funkciók mélysége miatt a mobil használat néha kompromisszumos: sok mező, sok nézet, több kattintás.
  • A CégemOne-nál a mobilos használatnál a lényeges funkciók kerültek előtérbe: ügyféladatok, feladatok, projektek, dokumentumok gyors elérése. Ez terepen dolgozó csapatoknál különösen fontos.

Ha a kolléga a helyszínen fotót készít, jegyzetet ír, státuszt módosít, az azonnal bekerül a rendszerbe. Nem kell este visszaemlékezni, mit ígért az ügyfélnek, és nem lesz több „majd holnap beírom” típusú elfelejtett információ.

Funkciók: mire van tényleg szükség egy kis cégben?

A MiniCRM erőssége a sok modul és az automatizálás. Ha komoly marketing automatizmusokat, kampányokat, lead scoringot akartok, ez előny. A QlickCRM fókusza az értékesítési folyamaton van, jól követhető csővel és feladatkezeléssel.

A CégemOne más irányból közelít: a mindennapi működésre koncentrál. Ügyféladatok, ajánlatok, projektek, feladatok, dokumentumok, belső jegyzetek, határidők, mind egy rendszerben. Nem az a cél, hogy minden marketinges álomfunkció benne legyen, hanem az, hogy a cégvezető és a csapat egy helyen lássa, mi történik a cégnél.

Ez különösen akkor hasznos, ha a cégben nincs külön értékesítési osztály, hanem „mindenki csinál mindent”: az ügyvezető tárgyal, a projektvezető ajánlatot ír, az adminisztráció számláz, a kollégák terepen dolgoznak. Ilyenkor egy túl specializált CRM helyett egy átfogó, de egyszerű rendszer ad nagyobb értéket.

Bevezetési nehézség: mennyi stresszt vállalsz be?

A CRM bevezetés ott szokott elcsúszni, hogy a rendszer bonyolultabb, mint a cég folyamatai. Ha minden mezőt, státuszt, automatizmust ki akartok használni, könnyen projekt lesz belőle, ami hónapokig húzódik. Közben a napi munka megy tovább, és a csapat egy része visszacsúszik Excelre, füzetre, fejben tartásra.

A MiniCRM-nél és a QlickCRM-nél is érdemes előre rászánni időt a folyamatok megtervezésére, különben a rendszer csak félig lesz kihasználva. Ez nem baj, ha van rá ember és kapacitás, de kis cégnél ez gyakran hiányzik.

A CégemOne-nál a bevezetés szándékosan egyszerűbb. Nem kell mindent az első naptól automatizálni. Elég, ha az ügyféladatok, a projektek és a dokumentumok bekerülnek, és a csapat elkezdi használni. A finomhangolás ráér később. Így kisebb a stressz, és nagyobb az esélye, hogy a rendszer valóban a napi működés része lesz, nem egy félbehagyott próbálkozás.

Valós helyzet: 6 fős kivitelező cég CRM dilemmája

Képzeljünk el egy 6 fős építőipari vállalkozást. Van ügyvezető, két projektvezető, három kivitelező. Hetente több ajánlat megy ki, párhuzamosan futnak a munkák, a dokumentumok (engedélyek, szerződések, fotók) e-mailben, Messengerben, pendrive-on keringenek. A káosz és az elveszett információ már pénzveszteséget okoz.

Ebben a helyzetben egy MiniCRM szintű rendszer rengeteg lehetőséget adna, de valakinek időt kellene szánnia a folyamatok felépítésére, automatizmusokra, riportokra. Ha erre nincs ember, a rendszer fele kihasználatlan marad. A QlickCRM jól követné az ajánlatokat és az értékesítési csövet, de a projektek, dokumentumok, kivitelezési jegyzetek kezelésére valószínűleg más eszközöket is kellene használni.

A CégemOne ebben a helyzetben azért tud jó választás lenni, mert egyben kezeli az ügyfeleket, a projekteket és a dokumentumokat. A projektvezető a helyszínen fotót készít, feltölti a rendszerbe, jegyzetet ír, határidőt állít. Az ügyvezető látja, hol tartanak a munkák, mi van csúszásban, mi vár aláírásra. Nem kell három külön rendszerben keresgélni, és nem kell mindenhez külön előfizetés.

MiniCRM, QlickCRM, CégemOne ár-összevetés kisvállalkozói szemmel

Az aktuális listaárak idővel változhatnak, ezért a pontos díjakat mindig érdemes közvetlenül a szolgáltatók oldalán ellenőrizni. Kisvállalkozói döntésnél viszont nem csak az számít, hogy mi az induló ár, hanem az is, hogyan nő a havi költség, ha több felhasználóval dolgoztok, mennyi tárhely jár, és kell-e plusz rendszerekre is előfizetni a napi működéshez.

Sok kisvállalkozás ott hibázik, hogy csak a belépő árat nézi. A valós költség viszont abból áll össze, hogy hányan használjátok a rendszert, mennyi tárhelyre van szükségetek, és mennyi funkció érhető el úgy, hogy közben nem kell még két-három másik rendszert is fenntartani.

  • MiniCRM: jelenleg nem nyílt, egyszerű csomagár-listával kommunikál, hanem inkább ajánlatkéréses logikával. Ez nem feltétlenül jelent rossz árazást, de kisvállalkozóként nehezebb gyorsan összevetni, hogy pontosan mennyi lesz a havi költség, különösen több felhasználóval és bevezetési igénnyel.
  • QlickCRM: a publikus árlista szerint a Start csomag 2 900 Ft / hó / felhasználó, a Medium 6 900 Ft / hó / felhasználó, a Pro 11 900 Ft / hó / felhasználó. A Start csomag 1 GB, a Medium 5 GB tárhelyet ad, a számlázás és a korlátlan tárhely pedig a Pro csomagban jelenik meg. Emiatt kisvállalkozói szemmel nem csak az a kérdés, mennyi a belépő ár, hanem az is, hogy a ténylegesen használható működéshez végül melyik csomagszintre kell fellépni.
  • CégemOne: az alap előfizetés 9 990 Ft / hó / cég, és már 2 felhasználót tartalmaz. Emellett 40 GB tárhely jár cégenként, benne van az ügyfélnyilvántartás, projektmenedzsment, értékesítések kezelése, kontaktkezelés, árajánlat készítés PDF generálással és e-mail küldéssel, feladatkezelés, eseménynaptár, ellenőrzőlisták, számlázás és Számlázz.hu integráció, AI alapú gyors adminisztráció, automatizációk, riportok és tömeges e-mail küldés. A bővítés is átlátható: +1 felhasználó 1 990 Ft / hó, +5 felhasználó csomag 6 990 Ft / hó, +50 GB tárhely 1 990 Ft / hó, +200 GB tárhely 5 990 Ft / hó.

Mit jelent ez a gyakorlatban egy kis cégnek?

Ha egy rendszer csak akkor működik igazán jól, ha minden új felhasználó érezhetően megdobja a havi díjat, a tárhely gyorsan elfogy, és a teljes működéshez még más eszközökre is elő kell fizetni, akkor az egy 1–10 fős vállalkozásnál könnyen túl nagy teher lehet. Ilyenkor nem az a kérdés, hogy melyik rendszer tud többet papíron, hanem az, hogy melyik marad használható és megfizethető a hétköznapokban.

A CégemOne ott tud előnybe kerülni, ahol a cég nem külön CRM-et, külön projektkezelőt és külön dokumentumtárat akar összerakni, hanem egy egyszerűbb, egyben használható rendszert keres. Már az alapcsomagban 2 felhasználó és 40 GB tárhely van, a bővítés pedig kiszámítható áron történik, ezért kis csapatnál sokkal jobban tervezhető lehet a teljes havi költség, mint egy tisztán felhasználóalapú modellnél.

Végül nem az számít, hogy melyik rendszer indul papíron olcsóbban, hanem az, hogy melyik marad kényelmesen használható akkor is, amikor már ténylegesen a cég működésének része.

Kinek melyik rendszer lehet jó?

  • MiniCRM: akkor lehet jó választás, ha összetettebb értékesítési és marketing folyamatokat akartok felépíteni, és van időtök a rendszer mélyebb beállítására is.
  • QlickCRM: akkor lehet jó, ha a fő fókusz a sales folyamat, és elsősorban az ajánlatok, leadek és értékesítési lépések követésére kerestek rendszert.
  • CégemOne: akkor lehet erős választás, ha kis cégként egy egyszerűbb, magyar nyelvű, átlátható rendszert kerestek, ami nem csak ügyfélkezelést, hanem napi működést is támogat.

Merre tovább? Így válassz CRM-et kis cégként

Érdemes végiggondolni három kérdést: mennyit tudtok havonta reálisan rászánni, mennyi időtök van a bevezetésre, és mennyire fontos, hogy minden egy helyen legyen. Ha a válasz az, hogy a költségnek kezelhetőnek kell lennie, a bevezetés nem lehet hónapokig tartó projekt, és jó lenne, ha nem öt külön eszközben lenne minden, akkor a CégemOne-t érdemes közelebbről megnézni.

Kérj bemutatót, és nézd meg élőben, mit ad a CégemOne a te kisvállalkozásodnak