Mi a baj a „mindenki a saját mappájában” megoldással?
Egy kis cégnél gyakori, hogy van egy közös Drive, de senki nem tartja rendben. Vagy mindenki a saját gépén tárol, és ha kiesik valaki, vele együtt „kiesik” a fájl is. Az e-mail mellékletek pedig idővel eltűnnek a szálak között – keresni kell, melyik levélben volt az aláírt szerződés.
A központi dokumentumtár nem helyettesíti a teljes iktatórendszert minden iparágban, de a napi üzleti dokumentumoknál (ajánlat, szerződés, műszaki anyag, helyszíni fotó) megoldja a legtöbb problémát.
Központi tár: egy hely, ahol mindenki hozzáfér
A CégemOne dokumentumtára a rendszer része, nem külön szolgáltatás, amit külön kell fizetni és összekötni. Feltöltöd a fájlt, és a csapat – jogosultság szerint – eléri. Nem kell linket küldözgetni „itt a legfrissebb verzió” üzenettel.
40 GB az alapcsomagban: egy tipikus kisvállalkozásnál ez hosszú ideig elegendő szerződésekre, ajánlatokra, fotókra és PDF-ekre anélkül, hogy folyamatosan törölgetni kellene.
Csatolás ügyfélhez, projekthez, ajánlathoz
A dokumentum nem „árva fájl” a mappában – hozzárendelhető:
- ügyfélhez – pl. aláírt keretszerződés, adószám igazolás,
- projekthez – műszaki rajz, átadási jegyzőkönyv, helyszíni fotók,
- ajánlathoz – részletes költségvetés, műszaki leírás, referenciafotók.
Ha az ügyfél felhív, megnyitod a kártyáját, és ott van minden kapcsolódó fájl – nem kell három helyen keresni.
40 GB alapban – nem extra modul
Sok rendszerben a tárhely külön díjas vagy alacsony limit van ingyen. A CégemOne alapcsomagjában 40 GB jár cégenként. Kisvállalkozásnál ez reálisan sok évnyi üzleti dokumentumot fed le, ha nem videótárként használod.
Ha mégis kinövöd, a bővítés egyszerű – de a legtöbb 1–10 fős cégnél az alap már bőven elég.
Együtt a levelekkel és feladatokkal
A dokumentumtár akkor ér igazán, ha a többi modullal együtt használod. Az e-mail figyelés mellett a levelek mellékletei is kontextusban maradnak; a projektnyilvántartás mellett pedig a munkához tartozó anyagok egy helyen látszanak.
Építőipari példa
Egy kivitelező cégnél korábban a helyszíni fotók WhatsAppon és e-mailben szétszórva éltek. Most minden projekthez csatolják a képeket – átadáskor nem kell visszakeresni, „ki küldte a múlt héten”.
Friss funkciók az alapcsomagban
Az alapcsomagban már ott van az ajánlatkérések kezelése, a levelek figyelése (szól, ha válaszra vársz vagy régóta áll egy piszkozat), a központi dokumentumtár, a vezetői riportok előrejelzéssel, és a feladat-automatizmusok. Opcionálisan bekapcsolható a Pénzügyi tervező havi tervvel és MNB árfolyamokkal (+ 1 990 Ft/hó / cég).